31 Jul El limbo: la legalidad del coworking
¿Cuánto papeleo conlleva montar un coworking? Depende. No hay respuesta concreta por una sencilla razón: no existe una legislación clara, es más, no hay una específica para este tipo de empresas. La legalidad del coworking depende de las interpretaciones que hagan sus propios dueños. La ventaja y, a la vez, desventaja de estos espacios es su versatilidad: puede ser y ofrecer muchas cosas, pero eso supone más trámites.
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Comenzar un negocio siempre es un auténtico calvario burocrático y más aún si tu modelo de negocio no está tipificado. A ojos del Estado eres un ente sin definir, una empresa rarita, obligada a ser un monstruo de Frankenstein (a)legal. Las licencias, seguros, contratos y arrendamientos que lleve a cabo un coworking dependerán, en gran medida, del modelo de negocio y de los espacios y servicios que preste. Por eso, con el fin de poner algo de luz en este asunto, la consultoría especializada Leco (Legal Coworking) realizó, hace algún tiempo, una guía legal del coworking. En ella recoge algunos consejos y pautas para orientar a los futuros dueños, agilizar sus negocios y que no se hundan, con tanto papeleo, en el intento.
Existen varios aspectos a tener en cuenta:
Los fundadores y la constitución de la empresa
Una de las primeras cosas a tener en cuenta, es plantear la forma jurídica del coworking atendiendo a las perspectivas de futuro. La fórmula del autónomo, como titular de la empresa, puede ser suficiente si se espera crear un espacio local y humilde. Sin embargo, si el negocio tiene expectativas de crecer, lo más fácil y cómodo será crear una sociedad pluripersonal.
En este punto, es de vital importancia redactar un pacto de socios como requisito formal. De esta forma, se evitarán futuros problemas de bloqueos, abandonos o incumplimientos. Las normas del juego quedarán sobre el papel.
Las licencias
Como ya hemos dicho, la versatilidad de los espacios de coworking, desde el punto de vista empresarial, puede ser un calvario. Al no existir una legislación específica, hay que tramitar las licencias atendiendo a otras categorías, por lo que se pueden acabar necesitando tantos permisos como espacios y servicios diferentes se tengan. Según la revista Coworking Spain lo más acertado es tramitar la licencia principal con la categoría de oficina y, si la empresa ofrece más servicios como aulas, guarderías, hostelería… se deberán pedir las correspondientes licencias.
Lo mejor, en los casos más complejos, es ir directamente a dar la brasa al ayuntamiento de turno. Se trata de un tema municipal, por lo que en cada lugar pueden regir distintos principios y normas. ¿Quién sabe? Lo mismo podemos librarnos de hacer algún que otro papel.
El espacio
En el caso de desarrollar la actividad empresarial en un local alquilado, es importante que tengas la posibilidad de subarrendar. Al fin y al cabo, un coworking alquila espacios a otras personas para que trabajen. Si no tienes la capacidad de realizar arrendamientos, tu modelo de negocio puede darse por acabado.
En esta línea, es importante tener en cuenta también que, si el titular del contrato de alquiler es una persona física, los gastos por facturas de gas, agua, luz… serán más difíciles de asociar al coworking para las consiguientes declaraciones.
Actividades
No existe la posibilidad de darse de alta en la actividad de coworking en la administración fiscal, así que de nuevo estamos en el limbo. Por esta razón, todas las actividades que se realicen en el espacio deben ser dadas de alta como corresponda, ya sea una fiesta, un evento, una exposición, conferencia, etc.
El contrato coworking
Otra parte de la burocracia es la relación entre coworking y coworker. No podemos catalogarlo de contrato de alquiler sin más, sería mentira. Un espacio de estas características ofrece mucho más, pero ¡OH, SORPRESA! Tampoco existe regulación. Por eso, al igual que ocurrió con los contratos de leasing, ha surgido el contrato coworking: una fusión de contrato de alquiler con el de prestación de servicios. Se trata de un documento atípico, no regulado pero legal, siempre y cuando exista consentimiento, objeto y causa como en cualquier otro contrato.
Lo importante de este convenio es dejar especificados todos los puntos clave: definir las prestaciones, delimitar horarios, estipular el precio y la forma de pago, aclarar la confidencialidad, los usos de los puestos de trabajo, establecer las normas de funcionamiento y las responsabilidades del coworker, redactar las causas de resolución e incluir el apartado de protección de datos.
Prevención de Riesgos Laborales
Como en toda empresa, siempre que un grupo de personas trabajen compartiendo un espacio de trabajo, la ley les obliga a seguir la normativa en materia de prevención de riesgos laborales. Es decir, el titular del centro está obligado a incluir medidas de seguridad adecuadas y es responsable de las actividades preventivas. Si alguna vez os ha tocado hacer algún curso al respecto, sabréis que la prevención es cosa de todos. Un coworking no iba a ser la excepción.
Reglamento interno y protocolo de actuación
Por último, hemos querido incluir la propia normativa interna de los coworking space. Es importante establecer unas normas de uso y conducta para utilizar el espacio y los servicios que se ofrecen. De esta forma, todos los coworkers estarán bien informados de sus deberes y obligaciones.
Además, contar con un protocolo de actuación exclusivo de los socios fundadores del espacio es una buena iniciativa. Si se tienen planteados métodos de actuación, en situaciones de conflicto, se pueden ahorrar muchos disgustos. Siempre es preferible evitar cualquier problema antes de que ocurra.
En portada: imagen de la serie Better Call Saul
Diego Sánchez
Periodista y comunicador audiovisual de formación. Periodista freelance y maquetador editorial como profesión actual. Siempre en busca de la creatividad y con un escudo de optimismo.