Cómo montar una oficina y qué equipamiento y mobiliario no podría faltar

26 Ago Cómo montar una oficina y qué equipamiento y mobiliario no podría faltar

Os damos todas las claves para configurar el lugar de trabajo, según las características de cada actividad, con los equipos y mobiliario indispensables.

Antes de proyectar el lugar es necesario estudiar las estructuras internas de la empresa y consultar con los empleados. Además, la planificación espacial conlleva un análisis de las tareas y de su importancia para los objetivos de la compañía.

A. CÓMO MONTAR UNA OFICINA: OPCIONES DE DISEÑO Y ADECUACIÓN

 

El diseño ha cambiado mucho a lo largo del tiempo. Hoy en día, las estructuras deben promover la cooperación y la comunicación.

El intercambio de conocimiento es cada vez más importante. Por lo tanto, las estructuras deben ser más cambiantes y adaptarse a la forma de trabajar de las empresas, orientándose más a proyectos. Las instalaciones alternativas y los nuevos conceptos de arquitectura, color y diseño han llegado para satisfacer esta demanda, en sustitución de los sistemas tradicionales.

Otro aspecto que influye en el diseño ha sido la irrupción de la tecnología (y del COVID-19) que ha impulsado el teletrabajo. Hoy en día, no todos los empleados pasan cinco días a la semana en su escritorio ya que muchos trabajan también desde casa, lo que se traduce en lugares vacantes que generan costos fácilmente evitables. Una posible solución sería el uso compartido de escritorios.

Existen diferentes formatos de oficinas.

1. OFICINAS INDIVIDUALES

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Es probable que sea el formato más clásico. Tuvo vigencia durante el siglo pasado y parte de la primera década del siglo XXI. En su mayoría, se trata de espacios pensados para uno o dos empleados. Las áreas se dividen de manera que los puestos se ubiquen a lo largo de pasillos centrales y estrechos para no desperdiciar espacio.

VENTAJAS:

• Permite trabajar sin interrupciones.
• La decoración podría diseñarse de acuerdo a los deseos individuales de cada trabajador y, por lo tanto, promueve el bienestar.
• El puesto individual ofrece toda la tranquilidad necesaria para realizar tareas en las que se requiera una gran capacidad de concentración.

 

DESVENTAJAS:

• Consumen muchísimo espacio y, por lo tanto, suponen mayores costes de mantenimiento.
• El tamaño es un problema. Fueron construidas en la era anterior a las nuevas tecnologías, por lo que no suelen ofrecer suficiente sitio para las tecnologías de información y comunicación actuales. El resultado es un lugar estrecho con poco sitio para la libre circulación.
• La comunicación debe ser laboriosamente organizada. El trabajo entre equipos o proyectos es muy complicado porque las personas están separadas.
• En tiempos de estructuras corporativas cambiantes, las instalaciones de tamaño fijo ofrecen poca flexibilidad.
• Suelen tener pasillos largos y oscuros contradiciendo la necesidad de transparencia que requieren los empleados.

 

2. OFICINAS ABIERTAS (OPEN SPACES)

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Ofrece una respuesta mejor a los problemas que plantean las individuales. Sus estructuras son abiertas, transparentes y democratizan los procesos.

No existe una definición “oficial” de oficina abierta. Normalmente, suele ser una habitación en la que trabajan al menos 10 personas sin estar separadas por paredes fijas. Además de los lugares comunes, disponen de salas de reuniones, áreas de relax o puestos individuales para tareas que requieran mayor concentración.

VENTAJAS:

• Las paredes desaparecen de las habitaciones y de las mentes de los empleados, lo que promueve la organización en equipo.
• La idea es que los procesos internos sean más eficientes y que los departamentos que trabajan en estrecha colaboración se agrupen.
• El intercambio de conocimientos e ideas podría ocasionar debates informales y crear un ambiente más agradable.
• Las estructuras flexibles permiten reacciones rápidas a los cambios de personal, como la integración exitosa de nuevos empleados.
• En espacios abiertos, la planificación de las tareas se organiza sin casi tener en cuenta las restricciones arquitectónicas.

 

DESVENTAJAS:

• Es un entorno más ruidoso que el de las oficinas individuales, lo que socava la concentración. El profesional se ve afectado, tanto por las conversaciones telefónicas como por las idas y venidas de sus compañeros.
• No todo el mundo tiene sitio para sentarse al lado de la ventana en habitaciones grandes, lo que hace que la iluminación artificial sea necesaria.
• La arquitectura de estas instalaciones hace que los costes de uso aumenten debido a su enorme profundidad.
• Las necesidades individuales de iluminación o condiciones climáticas no se pueden respetar tan fácilmente en este tipo de formatos.

 

TIPS:

No todo el mundo se siente cómodo al renunciar a su despacho individual a favor de un lugar abierto. Por lo tanto, es mejor involucrar a todos los empleados en su proceso de creación, elección de colores y decoración.

3. OFICINAS GRUPALES

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Se trata de salas con capacidad para 3 a 25 personas que realicen tareas similares. Combinan las ventajas de las individuales y las abiertas, intentando evitar sus inconvenientes. Es un formato que promueve estructuras donde se facilite la comunicación e intercambio de ideas y permite la concentración en las tareas que lo requieran.

VENTAJAS:

• Al igual que en la abierta, se promueven las redes y la comunicación.
• Realizar tareas que requieran concentración también es posible porque existen menos distracciones acústicas y visuales.

 

DESVENTAJAS:

• Los problemas de ruido de las open space, también existen en las grupales. Por lo tanto, se recomienda dar suficiente sitio a las estaciones individuales.
• En muchas ocasiones, será buena idea contar con un sistema de ventilación porque abrir las ventanas no suele proporcionar el clima adecuado.
• Es necesario establecer medidas acústicas especiales para que los empleados no rechacen las oficinas grupales, como ocurre con las abiertas. Aquí es posible crear espacios con techos, alfombras y acústica que absorban el sonido.
• Gracias a su menor profundidad, se podría instalar aire acondicionado por zonas que sea ajustable individualmente y pueda asegurar una ventilación adecuada. Este sistema es más barato que un aire acondicionado y tiene la potencia necesaria para abastecer a un lugar amplio.

 

4. OFICINAS COMBINADAS

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Goza de gran popularidad en Escandinavia y es una respuesta a los problemas presentados, combinando las ventajas individuales de los diferentes tipos de espacios.

Estos formatos cuentan con estancias pequeñas de diferentes tamaños. Su rasgo característico es que, en lugar de utilizar un corredor estrecho convencional, el acceso a las estancias individuales se realiza a través de una zona multifunción. Dicho lugar, según las necesidades de cada profesional, incluiría, por ejemplo, salas de reuniones, espacios grupales y/o una pequeña cocina.

La separación entre las distintas estancias suele estar hecha con paredes de cristal lo que proporciona una transparencia adicional.

VENTAJAS:

• Estos lugares son adecuados para actividades que combinen el trabajo orientado a proyectos con el individual. La diferencia principal entre el formato grupal y el combinado, es que el primero está diseñado para trabajar, tanto a nivel individual como de equipo, a largo plazo y el segundo se concibe para proyectos más esporádicos.

 

DESVENTAJAS:

• Los empleados no pueden estar en su puesto y en las salas multifunción al mismo tiempo. Esto conlleva costos adicionales ya que, muchas veces, hay partes de la instalación que no se están usando.
• Las paredes de vidrio podrían hacer que las personas se sintieran vigiladas o incluso controladas.
• Las actividades en la zona multifuncional, como, por ejemplo, las reuniones con clientes, podrían crear distracciones en aquellas personas que requieran una mayor concentración.

 

TIPS:

Si se quiere llevar a cabo este modelo, es importante discutir primero con el personal qué áreas (cocina, sala de reuniones, etc..) podrían ser más beneficiosas como sitio multifunción. De esta forma, se favorecerá su aceptación y eficiencia.

5. OFICINAS REVERSIBLES

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Se caracteriza por ser flexibles y adecuadas para diferentes usuarios. En la práctica, se podría utilizar como oficina grupal, combinada o individual. Dispone de pocos muros sólidos que son sustituidos por sistemas que delimiten los espacios (mamparas móviles, muebles, etc..) y que se hagan cargo de configurar y reconfigurar las funciones acústicas y la distribución con el mínimo esfuerzo.

VENTAJAS:

• Aporta flexibilidad, por ejemplo, a la hora de hacer frente a la rotación de personal o reorganizar los equipos. Para ello, los muebles tienen que ser ligeros y móviles y las características estructurales, como las ventanas o el sistema de ventilación, deben adaptarse a estos cambios.
• Los estándares en constante evolución en términos de, por ejemplo, salud y seguridad ocupacional, se podrían integrar sin esfuerzo si se planifican desde el principio. Por ello, el formato reversible es el más prometedor.

 

DESVENTAJAS:

• Si no se necesita una enorme flexibilidad, es posible que sea preferible un concepto diferente. Los costos de diseño interior reversible, como las paredes livianas, son altos, aunque la inversión se amortiza con varias conversiones.

 

6. ESCRITORIO Y ESPACIOS DE TRABAJO CON MESA CALIENTE

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La práctica muestra que la mayoría de los escritorios no se usan continuamente. Algunos empleados solo van a la empresa de manera irregular, bien porque trabajan a tiempo parcial o lo hacen desde casa, por lo que no necesitan un puesto asignado.

VENTAJAS:

• Compartir escritorio requiere menos sitio para los empleados. Esto se traduce en una reducción de costes a largo plazo en calefacción, alquiler y muebles, entre otros.
• Las instalaciones de desk sharing podrían albergar hasta un 20% más de empleados en el mismo sitio que una convencional.

 

DESVENTAJAS:

• Los espacios con escritorios compartidos exigen una política de escritorio limpio. Es decir, que todo el personal ordene su puesto y coloque, al final de la jornada, sus documentos personales en un sitio de almacenamiento con cerradura.
• Para que la búsqueda de un escritorio libre no sea demasiado complicada es necesario considerar un procedimiento de rotación y ofrecer alternativas cuando se ocupen todos los escritorios. Por ejemplo, se podría habilitar una sala de reuniones para acoger a los usuarios que no encuentren sitio.

 

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¿Ya hemos elegido cuál es nuestro formato ideal? Vamos a ver qué se necesita en su interior.

B. ELEMENTOS A TENER EN CUENTA PARA MONTAR UNA OFICINA

 

1. MOBILIARIO

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Para cubrir el mínimo básico en equipos y muebles serían necesarios escritorios estándar y sillas con ruedas y ajustables (altura y respaldo) para adaptarse a todas las personas.

Si se opta por un coworking este ofrecerá el mobiliario necesario para realizar la actividad. En el caso de que se alquile un despacho, la mayoría (por lo menos, The Shed Co) incluyen los muebles más básicos en la tarifa.

2. COMUNICACIONES

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Las nuevas formas de trabajo y la situación actual provocada por el COVID-19 han traído la flexibilidad de horarios debido al teletrabajo que, en algunos casos, se realiza una o dos veces por semana y en otros, de forma permanente. Las circunstancias varían entre empleados y empresas, pero existe una constante para todos. Hay que contar con las herramientas necesarias que permitan realizar las tareas dentro de la empresa, desde casa y de forma móvil.

2.1 SOLUCIONES INTERNAS PARA EL ESPACIO

A nivel interno, conviene repensar las infraestructuras comunes de telecomunicaciones ICT. Es decir, las instalaciones necesarias para captar, adaptar y distribuir el servicio telefónico básico y de telecomunicaciones de banda ancha. Para ello hay que seguir los siguientes pasos.

Planificación. Decidir dónde estarán los equipos y de qué manera se distribuirá el sitio, para disponer dónde se pondrán las cajas de rj45 a pared.

Conexión de alta velocidad. Instalar líneas de datos que suministren la velocidad adecuada y cubran las necesidades de velocidad de transmisión para realizar videoconferencias con la mayor calidad y confiabilidad posible. El intercambio de ficheros o el uso de SAS exige disponer de estas conexiones de alta velocidad.

Disponibilidad. Hay que asegurar la disponibilidad permanente de la conexión a Internet debido al uso cada vez más frecuente de SAS en la nube de las aplicaciones críticas de la empresa. Este requisito se podría asegurar contratando diferentes líneas con distintos proveedores o redundando líneas con balanceo de carga.

Acceso. En el lugar convivirán múltiples tipos de dispositivos: móviles, tablets y diferentes modelos de PC, por lo que también hay que encontrar diferentes formas de conexión a la red.

• Mientras que un PC convencional siempre tendrá una entrada Ethernet, los demás dispositivos requerirán conectarse vía wifi. Además, debido las estructuras cambiantes en las empresas conviene facilitar la movilidad dentro del espacio.
• Para las estructuras estáticas y los PC convencionales hay que implementar una LAN Ethernet. Además de la infraestructura del cableado estructurado, es decir, el tendido de cables en el interior de un edificio, hay que implantar una red de área local. En este caso, suele tratarse de un cable de par trenzado de cobre UTP/STP. No obstante, también puede instalarse fibra óptica o cable coaxial.
• Conviene tener un hub o preferiblemente un switch administrable para dar servicios de red Ethernet a los usuarios. Lo más habitual es que la red sea Fast Ethernet o Gigabit Ethernet. La decisión está en el coste. Los puertos Gigabit Ethernet son cuatro veces más costosos que los de un switch Fast Ethernet. Según el criterio de los ingenieros de redes, la diferencia de precio entre estos switches podría ser el factor más determinante a la hora de implementar la actualización.

 

• La red wifi es necesaria para favorecer la movilidad por lo que sería necesario disponer de un Hotspot WiFi. Además de dar servicio, se podrán establecer prioridades de quién se conecta (clientes, invitados, empleados, administradores, etc.) y asegurar el control y la información para poder rentabilizar la red.
• Se podrían establecer franjas horarias para la conexión de los empleados en el caso de que haya algún tipo de política de tiempos de permanencia en el sitio.
• Se puede repartir el caudal del que se disponga dependiendo del tipo y número de clientes y/o usuarios para rentabilizar al máximo el total de ancho de banda disponible.
• Para evitar abusos (vídeos, P2P, música…) es posible limitar el consumo total mediante reglas.
• Guardar un LOG es una de las funcionalidades más importantes. Hay que almacenar el historial de todas las conexiones que se realicen.

 

En un coworking, como The Shed Co, todos estos requisitos los soluciona el equipo que gestiona el mismo.

Telefonía. ¿Teléfonos IP? ¿Líneas? ¿Cableado rj11? ¿Centralita? Conviene saber la respuesta a estas preguntas antes de instalarse en la nueva ubicación, pero ¿cómo acertar?

Es cierto que el uso de los móviles está arrinconando a la telefonía fija, pero parece que la línea fija da más confianza a posibles clientes. La mayoría de centros de coworking pueden dar el servicio de centralita y habitualmente tienen las estructuras para implementar telefonía convencional o IP. También se podría optar por subcontratar dicho servicio.

2.2 SOLUCIONES EXTERNAS PARA EMPLEADOS, CLIENTES Y COLABORADORES

La eficacia del personal de ventas, técnico y de marketing solo es posible con la ayuda de las herramientas que se les brinde.

• La solución la ofrecen las herramientas de software que han cambiado de un modelo propietario a uno basado en la nube, lo que las hace disponibles en todo momento.
• Los equipos informáticos móviles permiten a los empleados realizar sus tareas desde cualquier lugar, ya sea en casa, en movimiento o dentro de la empresa. En el caso de los colaboradores, conviene asegurarse de que tengan la misma funcionalidad y portabilidad al utilizar su tablet, móvil o portátil, creando un flujo de comunicaciones más conectado.

 

• Las empresas necesitan estar al tanto de las interacciones y necesidades de los clientes. La solución tecnológica estratégica en este caso es la instalación de un Customer Relationship Management (CRM) integrado con el sistema de comunicaciones.
• Las aplicaciones de comunicación interna han aumentado en las empresas. Estas soluciones permiten a los empleados saber si un compañero está disponible, ya sea para recibir una llamada o contestar un chat, permitiendo una comunicación instantánea para preguntas simples o peticiones.
• Esta integración de diferentes herramientas tiene el potencial de transformar la eficiencia interna y mejorar las operaciones. Por ello, es de vital importancia contar con buenos métodos y procesos para facilitar la interacción entre colaboradores y optimizar las comunicaciones, tanto de forma interna como con clientes y socios.

 

3. EQUIPAMIENTO DE OFICINA

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La cantidad de tiempo que se ahorra, cuando se tienen los equipos más adecuados, justifica el coste que conlleva adquirirlos. La mayoría de las nuevas empresas descubren con sorpresa que los equipos informáticos se amortizan en un año.

• Contar con el software adecuado, como CRM o ERP, permite que la productividad sea mejor y disminuir el tiempo dedicado a tareas repetitivas. A día de hoy existen soluciones muy económicas y solventes.
• También hay que asegurarse de que el hardware adquirido sea de calidad, rápido y confiable. De esta manera, se reducirá el estrés y el tiempo de inactividad.
• Si hace falta una fotocopiadora, hay que elegir una que se adapte a la carga de trabajo esperada. The Shed Co recomienda adquirir un equipo de impresión multifuncional para realizar copias en color o blanco y negro, y escanear documentos. Sin embargo, dicho equipo, con una buena carga, robusto y una velocidad adecuada por copia, podría resultar muy costoso. Por ello, es conveniente evaluar las opciones de alquiler de la maquina o renting. Si se alquila una máquina multifuncional, habrá que verificar cuidadosamente si los compromisos de mantenimiento son costosos, además de las cláusulas de compra y los contratos de uso mínimo. Algunos espacios de coworking proporcionan este tipo de equipos dentro de su tarifa.

 

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Este es un pequeño resumen de los ítems que en The Shed Co consideramos más importantes de como montar una oficina. Obviamente hay muchos más a valorar, como la limpieza, los contratos de arrendamiento, la recepción, las amenities, los usos e implantación de un office/cocina, los colores, la temperatura, etc.

La puesta en marcha de una oficina no es una tarea sencilla ya que requiere de mucho tiempo para su planificación. Por ello, las personas que no dispongan de un presupuesto muy elevado o simplemente no tengan tiempo o el equipo necesario, deberían considerar ponerse en manos de expertos en diseño de espacios.