18 Nov Oficina Virtual: qué es y para qué sirve
Empecemos con un acertijo: ¿Qué negocio crees que da más confianza a sus clientes, uno que está ubicado en un barrio como el de esta primera foto…
… o uno localizado en un barrio similar al de esta segunda foto?
Me apuesto lo que quieras que has acertado la respuesta. La primera opción es sin lugar a dudas una ubicación más atinada si lo que queremos es transmitir prestigio, credibilidad y confianza en nuestros clientes. Cuando hablamos de negocios, la imagen que damos es muy importante, quieras aceptarlo o no.
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¿De dónde surgió la idea de la oficina virtual y de la domiciliación comercial?
La idea fue concebida en 1994 por Ralph Gregory, fundador y presidente de Intelligent Office, cuando fundó la llamada ‘Virtual Office Inc‘.
Este concepto ha evolucionado debido a la capacidad de las empresas para funcionar de forma remota mediante el uso de una tecnología en constante evolución. La aparición de software como Skype, Google Hangouts, Zoom y muchas otras plataformas han permitido a los empresarios reducir los costos de alquiler de oficinas. Esta flexibilidad les ha brindado a las start-ups la capacidad de formar equipos fuera de las ubicaciones de mayor prestigio y así reducir los costos, pero eso no les impide tomar como dirección social y comercial ubicaciones de 5 estrellas.
Para muchas empresas, una dirección postal de prestigio podría ser irrelevante, pero para la mayoría hace una diferencia crucial. Si eres un abogado y pretendes acceder a cierta clientela, querrás asegurarte de que tu dirección postal esté en un lugar de prestigio en Madrid, de lo contrario, tus clientes podrían pensar que tus capacidades tienen tantas carencias como tu dirección comercial real. Esto no es precisamente una buena idea para los negocios.
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¿Cuáles son las ventajas de una oficina virtual?
Las oficinas virtuales y las domiciliaciones comerciales están incrementando su popularidad entre los empresarios. Son perfectas para emprendedores, start-ups y PYMES. También son ideales para compañías que se están introduciendo en nuevos sectores, buscando simplificar la administración interna o simplemente para las empresas que necesitan tener presencia digital.
Si tu negocio cumple cualquiera de las situaciones descritas arriba, deberías considerar una oficina virtual o domiciliación comercial. Te puede ofrecer grandes beneficios. Por ejemplo, tener la dirección (fiscal y postal) de tu negocio en un buen barrio, o en una zona de negocios importantes. Además, en el caso de la oficina virtual, de un servicio de atención telefónica y salas de reuniones a tu disposición, para cuando las necesites. Todo esto mejora exponencialmente tu imagen profesional.
La oficina virtual y la domiciliación comercial ofrecen un amplio espectro de beneficios a los propietarios de negocios.
- Suben un escalón en el nivel de profesionalidad de tu negocio. Si normalmente trabajas desde casa y no tienes ningún tipo de servicio virtual, te verás obligado a poner la dirección y el número de teléfono de tu casa en tus datos de contacto. Pero, con los servicios que te ofrecen las oficinas virtuales y las domiciliaciones, transmites una sensación de que tu negocio está completamente establecido y es digno de confianza, lo cual ayuda a convencer a tus clientes.
- No te atan a una única localización. Puedes acceder a tu negocio en cualquier momento y en cualquier lugar, siempre y cuando tengas los dispositivos adecuados. Esta flexibilidad, que te ofrecen las oficinas virtuales y domiciliaciones, te permitirá controlar tu negocio sin que tu tiempo libre se vea comprometido.
- La ausencia de una oficina física significa que no tienes que gastar tiempo para ir y venir de la oficina. Estos dos servicios virtuales te permiten que tu negocio esté donde tú estas y no donde está tu oficina. Eso te dará tiempo para hacer otras tareas, por lo tanto, serás más productivo en general.
- Y por último, los costes que tiene contratar una oficina virtual o una domiciliación normalmente son mucho menores que alquilar una oficina tradicional e incluso que un espacio de coworking.
¿Cuánto cuesta una oficina virtual en Madrid?
El coste mensual total de tu oficina virtual o domiciliación dependerá de:
- Los servicios que requieras. Con cada servicio que agregues, tu coste mensual aumentará.
- La ubicación. Las direcciones de las oficinas virtuales y domiciliaciones comerciales en Madrid en zonas prestigiosas invariablemente costarán más.
Los precios de las domiciliaciones comerciales por lo general van de 25€ a 60€ por mes para un paquete postal básico, que solo brinda una prestigiosa dirección comercial y servicios de recepción de correo.
Subiendo de escalón, el alquiler del conjunto de servicios que ofrece una oficina virtual en Madrid, incluido el acceso a salas de reuniones, un servicio de recepción dedicado a las llamadas telefónicas a tu empresa y más, puede costar entre 100€ y 300€ por mes, según el proveedor que elijas y los servicios que se incluyan.
Con estos rangos de tarifas, y dependiendo de tu ubicación, puedes comprobar que el precio para contratar una domiciliación o una oficina virtual puede ser una mera fracción de lo que te costaría alquilar un espacio físico de oficina. Para los empresarios y empresas de nueva creación que buscan obtener una imagen más profesional, alquilar una domiciliación comercial o una oficina virtual podría ser la solución perfecta.
A medida que avanzas, es posible que estos dos servicios ya no sean adecuados para tu equipo en crecimiento y que prefieras estar en una sola oficina. En este caso, es posible que desees buscar un espacio de coworking en Madrid, oficinas o quizás sus propias instalaciones.
Sala de Reuniones en The Shed Coworking Madrid
El futuro de las oficinas virtuales
Según el Director de Operaciones de Servcorp, Marcus Moufarrige, el concepto de oficina virtual aún no ha alcanzado su máximo potencial. Sostiene que, a medida que la tendencia de coworking continúa la progresión de los profesionales hacia espacios de trabajo más flexibles, las oficinas virtuales serán el siguiente paso lógico.
Las oficinas virtuales tienen varias ventajas importantes sobre los espacios de coworking. Un gran ejemplo es que con una oficina virtual, puedes personalizar tu negocio para la comunidad en la que operas al tener una dirección local y un número de teléfono. Según un estudio de Servcorp, el 80% de las personas confiaban más en una empresa si tenía una dirección local.
En definitiva, 2019 se perfila como otro año emocionante a medida que más personas adoptan el equilibrio entre el trabajo y la vida y disfrutan de la libertad y flexibilidad que ofrece la actual cultura empresarial basada en la tecnología. El concepto de oficina virtual continúa cobrando impulso y esperamos dar la bienvenida a muchos más empresarios, equipos remotos y nómadas digitales durante el próximo año, y apoyarlos en su viaje de crecimiento.
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La domiciliación de las empresas en la era del e-commerce, los nómadas digitales, los negocios online y la globalización de las actividades empresariales, puede convertirse en un verdadero tostón. Si trabajo desde casa, mis negocios están deslocalizados, soy un/una nomad worker, regento un e-commerce o mi start-up está en pleno crecimiento… ¿Dónde c*** me domicilio en España? Está claro, en una oficina virtual.
Llegados a este punto pueden surgir algunas dudas con ciertos conceptos que entran de lleno y en la decisión de recurrir a una oficina virtual: el domicilio fiscal y el domicilio social.
El domicilio fiscal es el lugar de obligado tributario en sus relaciones con la Administración tributaria. Para las personas físicas es su lugar de residencia habitual.
Para una empresa el domicilio social es aquel donde desarrolla su actividad o su gestión y administración.
No es lo mismo una domiciliación comercial, que social o fiscal, ¿en qué consiste cada una? La domiciliación comercial es aquella que está de cara al público; es el lugar donde recibes a los clientes, el que aparece en las tarjetas y adonde te llega la correspondencia. Las otras dos domiciliaciones son de carácter administrativo. Pueden confundirse, pero no son lo mismo. La domiciliación social y fiscal ya sí se utiliza para temas más importantes de papeleo.
La domiciliación social, según pauta la Ley de Sociedades del Capital, es el lugar que aparece en el Registro Mercantil y en el que la empresa realiza la dirección y gestión de su actividad. Por otro lado, la domiciliación fiscal se rige por la Ley General Tributaria. Es decir, se trata del lugar de localización del obligado tributario en sus relaciones con la Administración Tributaria. Y en este caso, no es de conocimiento público.
Pero ¿qué ocurre si nuestro negocio está deslocalizado? ¿Qué hacemos si no nos hace falta un espacio físico para ejercer nuestra labor empresarial? Es evidente que la oficina física ha muerto, pero el sistema de domiciliaciones, no. Por eso, la mejor solución es la oficina virtual, y más sabiendo que la ley de sociedades de capital, en su artículo 9, obliga a todas las sociedades a que fijen a su elección el domicilio social de la compañía en el lugar en el que se halle el centro de su efectiva administración y dirección, o en el que radique su principal establecimiento o explotación.
Cuando contratas una oficina virtual o una domiciliación comercial, no estás alquilando una oficina física. En realidad, estás alquilando los servicios virtuales que te quitan tanto tiempo, aunque tú trabajes desde casa, de esta manera puedes centrarte en generar negocio y no perderte entre llamadas y correos.Una domiciliación debería darte una dirección fiscal y social profesional, y una oficina virtual además te ofrece un teléfono de empresa con servicio de secretaria/recepcionista.
Ambas te facilitan la posibilidad de alquilar salas de reuniones en caso de necesidad. En otras palabras, te dan una imagen de empresa profesional y los medios de comunicación necesarios de las oficinas tradicionales. Por lo tanto, es ideal para aquellos que quieren dar una imagen profesional pero aún no están preparados o, simplemente, todavía no tienen la capacidad económica para mudarse a una oficina física tradicional.
¿Qué deberías pedirle a tu oficina virtual o domiciliación comercial?
Una vez te hayas decidido a contratar uno de los dos servicios, tienes que asegurarte de elegir un buen proveedor, en el que puedas confiar. Como primer paso, debería ofrecer un servicio de gestión postal efectivo, que te ayude a estar organizado.
Luego, en el caso de la oficina virtual, debería tener también un recepcionista profesional que atienda las llamadas y visitantes que puedas tener.
Por último, deberías asegúrate que atiendan TUS necesidades administrativas de forma personalizada, básicamente trabajar con un equipo que te escuche, que entienda lo que necesitas y que le interese que tengas éxito.
Conclusiones
Las oficinas virtuales y domiciliaciones comerciales no son estrictamente útiles para trabajadores independientes y llaneros solitarios, sino que pueden resultar interesantes también para administrar un equipo de trabajadores remotos a través de estos servicios. Pueden ser incluso una fuente de captación de talento para tus colaboradores.
Hoy en día, las expectativas que tienen los empleados de sus empleadores están cambiando y la capacidad de trabajar con flexibilidad, en el lugar que desean y en las horas que se ajustan a sus otros compromisos, se están valorando cada vez más entre los trabajadores. Al alquilar una oficina virtual o una domiciliación para tu negocio, en lugar de ubicar a tu equipo en un solo espacio, estás ofreciendo este beneficio a tu personal.
Consejo importante: si te preocupa que la capacidad de trabajo de tus empleados sea la adecuada, puedes utilizar software de productividad en línea, como Asana, ClearVoice y BetterWorks, con el que tú y tus colaboradores podéis configurar tareas y actualizar y monitorear el progreso.
Del mismo modo, el hecho de que tus colaboradores puedan trabajar de manera remota significa que puedes ampliar la contratación a un área mucho más amplia, posiblemente incluso contratar a personas de todo el país. Es menos probable que pierdas el talento que necesitas debido a restricciones geográficas.
Anexo
Descripción de términos jurídicos para que no te pierdas nada:
- Sociedades de capital: aquella constituida en virtud de contrato por el cual los socios ponen en común bienes para el ejercicio de una actividad mercantil con la que obtener lucro, y partir entre sí las ganancias.
- Relaciones con la administración: también llamada como relación jurídico-administrativa, depende de dos sujetos, donde uno tiene que ser la Administración Pública, y además debe de regirse por el derecho Administrativo.
- Ley de sociedades: es la norma jurídica fundamental que regula el funcionamiento de las sociedades de capital en España. Fue aprobado mediante el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio.
- Domicilio social y fiscal: el domicilio social es el lugar donde se desarrolla la actividad de la empresa, el domicilio fiscal será donde se reciben las notificaciones de la Agencia Tributaria. Además, el primero de ellos es de conocimiento público, mientras que el segundo es de ámbito privado.
- Administración tributaria: es un organismo público que se encarga de aplicar y controlar el sistema tributario español, también conocido como “Hacienda”.
- Modelo 036: es un modelo de Alta Censal que sirve para darnos de alta como empresa o como autónomo y que presentaremos a la Agencia Tributaria.
- Registro mercantil: es una institución a través de la cual, y en virtud de la ley, se da publicidad a ciertos actos de las sociedades mercantiles o empresarios individuales, que deben ser conocidos o puestos a disposición de la comunidad.
- Escritura pública: es un documento que se tramita ante un notario y en el que se hace constar un determinado acontecimiento o derecho autorizado por el propio funcionario, quien se ocupará de firmar junto con los otorgantes.
- Persona física: es el ser humano (capaz de asumir derechos y obligaciones).
- Persona jurídica: es una entidad de derecho (asociaciones, empresas, corporaciones.
- Seguridad social: un campo de bienestar social relacionado con la protección social o cobertura de las necesidades reconocidas socialmente, como la salud, la vejez o las discapacidades.