15 Jun Proyecto: oficinas flexibles, ¿qué son y qué ventajas tienen para tu empresa?
No cabe duda de que las oficinas flexibles se han ido haciendo cada vez más populares. La clave de su éxito reside en su capacidad para adaptarse a las necesidades de cada usuario. Por ello, su auge ha ido aumentando progresivamente, especialmente tras la crisis que supuso la pandemia.
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La tendencia hacia oficinas más flexibles y adaptadas a la situación de los empleados no ha dejado de aumentar a nivel global en los últimos años. Un reciente informe de la compañía inmobiliaria CBRE, revela que el 80% de las compañías estadounidenses encuestadas ya cuenta con espacios flexibles en su portfolio de oficinas, y un 70% prevé doblar su número en 2024. A tenor de estas cifras, es fácil deducir que el concepto de oficina flexible está calando hondo en la mentalidad de las compañías en un mundo cada vez más tecnológico y globalizado.
¿A qué se debe el auge de esta tendencia que parece imparable? “Los empleados quieren lo mejor de ambos mundos”, explica el informe global ‘The Next Great Disruption Is Hybrid Work- Are We Ready?’ realizado por Microsoft. “Más del 70% de los trabajadores desea que continúen las opciones flexibles de trabajo remoto (establecidas tras la pandemia), mientras que más del 65% anhela pasar más tiempo en persona con sus equipos”. Por este motivo, según datos de Microsoft, el 66% de las compañías estaba considerando, “rediseñar los espacios físicos para adaptarse mejor a los entornos de trabajo híbridos”.
Qué es una oficina flexible
Como su propio nombre indica, se trata de un tipo de oficina diseñado para proporcionar un espacio de trabajo dinámico a los empleados. En estos lugares, hay cabida para todo, lejos de las restricciones de una oficina tradicional; desde salas para eventos y reuniones hasta espacios aptos para albergar talleres o dinámicas de team building.
La gran baza de este tipo de locales es que el profesional puede adaptar el espacio a su trabajo y no al revés. Es decir, si necesita un lugar donde concentrarse al máximo, puede hacerlo en un despacho privado, pero sin perjuicio de poder acudir a un área común o una sala de trabajo compartida cuando prefiera estar en contacto con el resto de sus compañeros.
Tipos de oficina flexible
El término oficina flexible abarca, según explica la empresa especializada Hubble, varios tipos de espacios de trabajo:
1. Oficinas con servicios
Es un lugar preparado para funcionar desde el mismo día en el que la empresa se instala en él. En este caso, los servicios, las facturas y el funcionamiento del edificio están a cargo de otra compañía, por lo que se puede comenzar a trabajar inmediatamente, sin tener que preocuparse por instalar la banda ancha, los muebles de oficina o contratar personal de recepción.
2. Oficinas administradas
Son locales, gestionados por terceros, que se pueden adaptar a los requisitos de una empresa en cuanto a las instalaciones, la iluminación del espacio de trabajo y la decoración, para contar con un lugar de trabajo personalizado.
3. Oficinas compartidas
Existen dos tipos:
- Subarriendo
Se trata de un espacio de trabajo que pertenece a una compañía y que, normalmente por falta de uso, decide alquilárselo a otra empresa. En este caso, todos ganan: los negocios más pequeños cuentan con un lugar asequible y profesional donde desarrollar su actividad y los anfitriones, con una fuente de ingresos adicional.
- Oficinas especializadas
Son edificios de oficinas y centros de negocios diseñados específicamente para ser compartidos. De esta forma, en lugar de subarrendar una oficina de otra empresa, las compañías alquilan escritorios y comparten instalaciones y servicios.
4. Espacios de coworking
Las personas que acuden a este tipo de oficinas compartidas, buscan lugares en los que, además de trabajar, pueden estar en contacto con una comunidad de profesionales independientes y empleados de diversos sectores y empresas.
Es una alternativa atractiva, respecto a la oficina tradicional, ya que en los espacios de coworking suele haber un ambiente colaborativo y creativo. Además, la oferta de servicios va más allá de la simple logística del día a día ya que se ofrecen eventos y flexibilidad a la hora de contratar un espacio.
5. Escritorios compartidos
El hot desking es una alternativa a la configuración de oficina convencional. En él, el empleado se presenta en su oficina y elige un escritorio libre para trabajar durante el día. Esta forma de trabajar ha encontrado su nicho con las nuevas empresas ya que facilita un ambiente relajado y flexible, perfecto para un entorno de trabajo ágil.
Cómo se distribuye una oficina flexible
La distribución y el equipamiento de las oficinas flexibles es fundamental ya que suponen dos factores diferenciales respecto a los espacios tradicionales. Según la empresa especializada Condeco, no pueden faltar:
- Escritorios compartidos: espacios de trabajo compartidos y flexibles que cualquier empleado puede utilizar.
- Oficinas abiertas: lugares de trabajo donde profesionales de distintos departamentos o empresas trabajan en la misma sala.
- Espacios colaborativos: lugares compartidos dentro de la oficina que pueden tener diversos usos: reuniones, talleres, actividades…
Características de una oficina flexible
En lo básico, una oficina flexible se parece mucho a una tradicional. Ambas tienen que contar con el equipamiento de una oficina, es decir, mobiliario, líneas telefónicas y conexión a internet.
Sin embargo, una vez que la parte más práctica está cubierta, conviene fijarse en las siguientes características para determinar si cumple con los requisitos de una oficina flexible. Estas son algunas de las principales:
1. Rentabilidad
Alquilar una oficina de este tipo, según la empresa inmobiliaria Swiss Rents, suele resultar más ventajoso ya que “el precio es adaptable a la jornada laboral”. Los espacios de oficina flexibles suelen incluir varias modalidades de alquiler que van desde las membresías mensuales hasta los contratos a largo plazo. De hecho es importante conocer las tarifas de un coworking en función de los diferentes espacios o uso, además de otros aspectos.
“Los contratos continuos son comunes, aunque muchas empresas ven rápidamente la ventaja de estos espacios de trabajo listos para usar y se quedan mucho más tiempo”, afirma la empresa internacional Compass Offices. “Debido a que estas oficinas flexibles vienen equipadas, mudarse a ellas es sencillo y nada estresante. Cuando se siente la necesidad de cambiar de localización, los períodos de aviso tienden a ser más cortos”.
El ahorro es otra de las bazas de este tipo de espacios. Según Lexington, en una comparativa simulada para una oficina de unas veinte personas, la reducción de costes puede llegar a ser de un 33 % respecto al alquiler convencional. Este dato se ha extraído teniendo en cuenta factores como el consumo energético, los gastos de comunidad, los servicios de recepción y limpieza e internet, entre otros.
2. Networking
Al tratarse de oficinas donde conviven profesionales de diferentes sectores y empresas, las relaciones humanas constituyen una tónica habitual. Las interacciones entre las personas permiten construir redes de trabajo entre los equipos de donde surgen sinergias y colaboraciones constantes.
La importancia de las relaciones humanas es palpable en los espacios flexibles que cada vez necesita un mayor espacio físico. “Las oficinas y espacios creados para charlas informales han ido creciendo y cobrando relevancia, adoptando nuevas formas y convirtiéndolos en el corazón del espacio”, afirma un estudio de Connections by Finsa.
El poder de la inteligencia colectiva es algo a lo que no se debe renunciar si se quiere avanzar en el negocio. Así lo demuestra, según Connections by Finsa, el hoffice, la evolución del concepto de home office y coworking, una tendencia que consiste en convertir la propia casa en un lugar de trabajo compartido o acudir a trabajar a una vivienda ajena. “Con su origen en Suecia, el fenómeno se ha extendido a otros países, sobre todo por el surgimiento de plataformas que funcionan como el Airbnb de las oficinas”.
En todos los casos, las oficinas flexibles demuestran que compartir el mismo espacio con otros profesionales para compartir ideas y proyectos es una necesidad colectiva.
3. Servicios adicionales
Las oficinas flexibles suelen ofrecer diversos servicios que aumentan su atractivo. Entre los más habituales, según Hubble, se encuentran:
- Salas de reuniones por horas
- Cocina
- Personal de recepción
- Espacios para eventos
- Instalaciones de gimnasio
- Duchas
- Aparcamiento de bicicletas
- Clases de fitness y bienestar
Ventajas de las oficinas flexibles
1. Mayor comodidad
Los espacios de oficina flexibles son, por naturaleza, más cómodos que un espacio de trabajo propio. Al ser otra empresa la que gestiona el espacio, no hay que preocuparse de las demandas del día a día; desde que el wifi funcione adecuadamente, hasta que la oficina cuente con todo lo necesario para poder ser utilizada desde el primer día.
2. Mudanzas ágiles
Una oficina flexible no suele invertir mucho tiempo en burocracia. Las firmas de contratos y los trámites necesarios para formalizar la estancia de la empresa son rápidos por lo que es posible mudarse al nuevo local en cuestión de días.
3. Control financiero
La tarifa mensual fija, que incluye el pago de todos los servicios contratados, permite a las empresas gestionar mejor sus finanzas ya que no tienen que hacerse cargo de gastos inesperados.
4. Agilidad
Contratar un espacio flexible le permite a la empresa contar con una oficina que le acompañe en su crecimiento sin limitaciones. De esta forma, podrá aumentar, reducirse o diversificar su actividad según sus necesidades y de una forma rápida, acorde con un mercado cada vez más dinámico.
5. Mayor visibilidad
En una oficina flexible trabajan muchas empresas, por lo que la posibilidad de establecer nuevos contactos se multiplica. Las posibilidades son variadas. Se pueden contratar colaboradores o profesionales freelance y encontrar clientes potenciales que ayuden a aumentar el alcance del negocio.
6. Colaboraciones más fluidas
No solo es posible establecer sinergias con otras compañías, también se puede promover el trabajo en equipo entre los propios empleados. Las zonas comunes, las salas de reuniones y otros espacios a su disposición, facilitan las relaciones entre los trabajadores, lo que mejora la satisfacción del empleado y, por lo tanto, su productividad.
7. Mejora de la calidad
Las oficinas que incluyen servicios y comodidades para el cliente suelen contar con instalaciones de calidad, lo que supone un reclamo para las empresas residentes a la hora de atraer y retener talento.
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En nuestro coworking, situado en el barrio de Salamanca, puedes disfrutar de un ambiente inmejorable, impulsado por una comunidad llena de dinamismo, en la que siempre hay espacio para la colaboración y la creatividad.
Nuestros espacios se adaptan a tus necesidades. Según lo que requieras, podemos ofrecerte un puesto flexible o permanente o una oficina privada en espacio coworking o bien espacios de trabajo compartidos. Además, siempre tienes la opción de poder disfrutar de las zonas comunes y reservar una sala de reuniones cuando sea necesario. En cuanto a las tarifas, estas se adaptan a lo que se quiera contratar y al uso que se les dé a las instalaciones.
La flexibilidad es una de nuestras características principales por lo que, si la situación de tu empresa cambia, nosotros te damos las opciones que tengamos disponibles para acompañarte en todas las fases de tu negocio.
No lo dudes y ven a visitarnos.