La necesidad e importancia del documentalista en la empresa. La indexación.

documentalista

La necesidad e importancia del documentalista en la empresa. La indexación.

Desde The Shed Coworking, como parte de la campaña promocional organizada para los profesionales del mundo de la escritura, organizamos en octubre un evento donde se debatió sobre la gran transformación que están sobrellevando los profesionales del sector de las letras y humanidades. Para los que no pudieron asistir, queremos compartir algunas de las ponencias más interesantes. Enjoy!

 

_linea_gris

SANDRA GUTIÉRREZ

La necesidad e importancia del documentalista en la empresa. La indexación.

 
_linea_gris 
MI EXPERIENCIA EN EL SECTOR

Después de mi experiencia durante 15 años en el sector de la Documentación, especializada en la Indexación, indizando anuncios online para su posterior recuperación por los usuarios de directorios online, considero lo importante que es la labor del documentalista. He visto de todo, y para trabajar en este campo hay que ser muy metódico.

Antes de nada… ¿Qué es indización o indexación?
Indexación: asignación de palabras clave en un texto para su posterior recuperación en la búsqueda
(online o interna de una empresa).
 

También me dediqué al Marketing Digital durante 2 años, concretamente a la creación de campañas y gestión de anuncios patrocinados (Google Adwords) asesorando directamente al cliente en sus cuentas y a los comerciales. Estaba relacionado con la Indización, ya que una parte muy importante de este servicio era la asignación (compra, en este caso) de palabras clave para la búsqueda de dichos anuncios.

documentalista

Hoy en día que las webs, blogs, anuncios, etc. se posicionen bien es fundamental. Pero me quiero centrar en la importancia que se le debería dar al profesional Documentalista.

 
LA IMPORTANCIA DE LA ESPECIALIZACIÓN E INDEXACIÓN PARA LA EMPRESA

Para indizar cualquier texto es necesario tener elaborado previamente un Tesauro (jerarquía de términos) con palabras claves que se van creando en distintos niveles y según necesidades y sectores. El Tesauro se va enriqueciendo y gestionando constantemente. A partir de ahí se asignan las palabras clave, creadas en el Tesauro, para incluirlas en la aplicación de la empresa que iría conectada con el Tesauro, según la temática o área de cada anuncio, blog, web, base de datos…

documentalista

Cualquier empresa que necesite realizar una búsqueda online (o interna) tiene que contar con estas herramientas. Considero que deberían tener un programa/sistema de indexación y Tesauro para poder organizar su documentación y recuperarla cuando se necesite.

SE PUEDE INDIZAR CUALQUIER TIPO DE TEXTO:
Online (webs, blogs, anuncios…) y Documentación interna de la empresa
 
ES INDISPENSABLE TANTO PARA LA VISIBILIDAD DE LA EMPRESA, COMO PARA LA ORGANIZACIÓN Y RECUPERACIÓN DE DOCUMENTACIÓN INTERNA DE LA MISMA.
 

De ahí la importancia de un equipo humano especializado, y no una máquina, que vaya creando y asignando las palabras clave de acuerdo al texto del anuncio, web, documentación… de cada cliente. Así se benefician tanto el usuario como la empresa que se publicita, a la hora de un resultado limpio, de calidad, “sin ruido” que llamamos los documentalistas.

Es fundamental tener una buena experiencia en las búsquedas y resultados. Por ejemplo, si yo busco una clínica dental o un dentista… no me debería salir una empresa de material médico o protésicos dentales. Conozco casos de comerciales de empresas que incluían ellos mismos los términos sin tener apenas conocimiento. Así es como se destroza el trabajo del documentalista, del esfuerzo mental que conlleva (porque en muchas ocasiones hay que hacer una labor de investigación por el desconocimiento de algunos sectores como ingenierías, tecnología, etc.) o buscar el término en otros idiomas por ejemplo.

Por ello es tan importante la labor del documentalista y el indizador en concreto. El trabajo del documentalista no es un trabajo solitario como algunos pueden creer, de hecho es necesario que haya un vínculo con otros equipos o departamentos. La figura del documentalista no es sólo la de un bibliotecario encerrado, se gestiona todo tipo de información, se organiza el archivo, etc.

documentalista

 
EVOLUCIÓN DEL SECTOR. RETOS Y SOLUCIONES

¿QUÉ SUCEDE?

Este tipo de trabajo es totalmente invisible de cara al público y a muchas empresas, y a la vez es fundamental. Y para más inri cada vez más se tiende a abaratar esta labor porque no se le da la importancia que se merece, y se deja en manos de gente de la empresa, no especializada, sin ninguna experiencia, o se externaliza (países latinoamericanos generalmente). Al final, si la evolución es asignar el trabajo a gente no capacitada, la calidad cae en picado. Y esto está comprobadísimo.

SOLUCIONES

Se debe contratar a gente especializada, documentalistas con experiencia (y la experiencia la dan los años de trabajo). Hay que ser metódico y comprometido en este tipo de trabajo.

EN RESUMEN

¿Hacia dónde se dirige la evolución del profesional de las letras, en concreto la del documentalista especializado? A la invisibilidad, a no dar cabida a gente con experiencia. Se “aprovecha” personal incapacitado que no sabe resolver posibles dudas y carencias de la empresa donde trabaja. Se tiende a la inmediatez y al abaratamiento del trabajo, y no a la calidad, de manera que a la larga perjudica a la empresa.

Debemos confiar en el valor del documentalista y darle su espacio, el espacio que se merece y se necesita en el mercado.

_linea_gris

documentalista

Sandra Gutiérrez Fleury

Licenciada en Geografía e Historia por la Universidad Autónoma de Madrid. Máster en Información y Documentación por la Universidad Carlos III de Madrid. Experiencia de 15 años como DOCUMENTALISTA especializada en indexación de anuncios on-line y textos de cualquier tipo (indispensable para la visibilidad de empresas y búsqueda de documentación). Coordinadora y formadora de equipos de indización. Gestión y soporte a equipos de tesauros (herramientas imprescindibles para la indización y gestión de palabras clave). También, dedicó 2 años al marketing digital, creando campañas de anuncios patrocinados (destacados) en Google. Conocimientos de edición y maquetación en InDesign. Aficionada a la fotografía. Considera la Documentación como un sector que debería revalorizarse, un trabajo invisible al público pero fundamental en cualquier empresa organizada y que quiera ser visible hoy en día.

No Comments

Post A Comment