Reunión va, reunión viene

reuniones eficaces

16 Mar Reunión va, reunión viene

Reuniones eficaces: todos están sentados a la mesa, no son más de tres, pero aún falta uno. Los tímidos bostezos de los asistentes no pasan inadvertidos a pesar de que las manos se apresuran a disimularlos sin éxito. Hay café en la mesa, pero el desinterés no es producto del sueño sino de la verborrea sin fin del señor que habla al otro extremo de la mesa. Por fin llega el que faltaba… “Bien, lo repetiré para los que acaban de venir”. El hastío se transforma en un pequeño brillo en los ojos de los presentes que no refleja, ni de lejos, la totalidad de la ira que sienten ante el recién llegado. Solo llevan una hora de reunión y todavía no hay atisbo de llegar a ninguna conclusión.

 

A más de uno le sonará esta historia. Entras a una reunión y sales de la misma manera: sin tener ni idea de qué acaba de pasar. La mayoría de las reuniones no tienen el efecto deseado, a no ser que el resultado que se busque sea desorientar al personal.

Por lo general existen dos tipos de reuniones: las dirigidas a empleados y las concertadas con clientes. Siguiendo con las generalizaciones, las juntas suelen empezar tarde y se alargan demasiado. En el caso concreto de España es aún más especial. Nos gusta perder el tiempo con estilo, así que tenemos por costumbre realizar las famosas comidas de trabajo, o sea, reuniones a la hora de comer. Y ya si eso, entre plato y plato, vamos concretando: “¡Los langostinos están de vicio!”, “¿Y la fusión?”, “Ahora, ahora (después del postre).

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El tiempo de cualquier empresario es muy valioso, no lo pierdas pelando langostinos. La clave para no perder el tiempo entre tanta reunión infructuosa es hacerla entretenida, sí, pero sin que sea un circo. En esto los expertos coinciden, sin un principio y un final potentes ya puedes ir preparando el almohadón porque va a ser más rentable echarse una siesta.

—Bueno… la agenda de hoy empieza con la revisión de…
—¿Le dije a mi marido que no iba hoy a comer?
—Perdón, Amanda, ¿has dicho algo?
—No, no… solo murmuraba.
 

Sin una guía clara nos limitaremos a divagar y os puedo asegurar que a los cinco minutos nadie estará escuchando. Puede que sus ojos se posen en nosotros, pero sus mentes vuelan alto. Piensan qué es lo que tienen que comprar luego, si pidieron cita con el peluquero o por qué narices les habrá llamado la profesora del niño, ¡si es un cielo de chaval! Hay que captar la atención de las mentes disipadas de clientes desinteresados o trabajadores apáticos, pero sin que se convierta en un monólogo de El Club de la Comedia. Con un “Buenos días tropa, hoy vamos a hablar del informe de ventas”, valdrá.

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La energía lo es todo, los seres humanos somos criaturas empáticas. Así que es mejor infundir alegría en el personal. Crear un ambiente atractivo es lo ideal. Quién sabe, lo mismo un par de galletitas y un café sirvan para mover la balanza a tu favor y un cliente decida contratarte.

—Hemos traído un aperitivo para amenizar la reunión.
—¡Oh! Qué considerados, ¡me encanta! ¡Sois muy majos! ¿Cuándo firmamos? ¿Aceptáis pagos por adelantado? (Conversación ficticia, no intentar en la vida real)
 

Pero no solo con té y pastas se sobrevive a una reunión. No debes olvidarte de nadie, cada persona en la reunión merece un minuto de atención. ¡OJO! Un minuto, no media hora, que la gente normal suele querer dormir en su casa y no sobre una mesa de reuniones. Moderación. Mientras sigas un orden de temas y establezcas de manera clara las instrucciones y pasos a seguir todo irá bien. Así podrás evitarte la escena de:

—Hola, buenas, soy el anunciante. Verás… me preguntaba si sería posible meter, dentro del presupuesto, una acción en redes.
Emmmm, esto… Se supone que ya estaba incluido en el acuerdo.
—¡Ah! Genial, perdona…
 

Bostezó hasta cinco veces en la reunión y miró el móvil otras ocho.

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Así que ya sabes, para que tu vida laboral no se convierta en una reunión tras otra, controla los tiempos, no la alargues más de la cuenta. Si la conversación llega al punto de: “Dicen que va a llover toda la semana”, YA ESTÁ TODO HABLADO. Es hora de mandar a cada mochuelo a su olivo. No aburras al personal, interactúa, repasa puntos clave y deja claras las instrucciones a seguir. Y lo más importante, termina con un final atractivo y contundente resaltando los éxitos y los objetivos comunes de la empresa.

Gran charla equipo, os habéis ganado una semana de vacaciones en Punta Cana. ¡YO INVITO! (Caso totalmente hipotético, cualquier parecido con la realidad es mera coincidencia)
 

En portada: imagen de la película Fiesta de Navidad en la oficina

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Diego Sánchez

Periodista y comunicador audiovisual de formación. Periodista freelance y maquetador editorial como profesión actual. Siempre en busca de la creatividad y con un escudo de optimismo.

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